Tối ưu hoá chi phí phúc lợi nhân viên thế nào trong xu thế “chuyển đổi số” mọi hoạt động của doanh nghiệp?

Việc xây dựng phúc lợi cho nhân viên luôn được nhiều doanh nghiệp quan tâm, không những là nội dung các khoản phúc lợi này phải hấp dẫn, được nhân viên đánh giá cao, mà còn nằm ở chi phí phúc lợi nhân viên phải hợp lý với ngân sách cho việc hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy chi tiêu cho phúc lợi nhân viên bao nhiêu là đủ và hiệu quả?

Chi phí phúc lợi nhân viên từ đâu mà có?

Thông thường, chi phí phúc lợi nhân viên được trích từ ngân sách lương và phúc lợi của doanh nghiệp, được tính toán phù hợp dựa vào doanh số kỳ vọng của công ty trong một giai đoạn nhất định, trung bình là một năm. Ngân sách này sẽ chịu ảnh hưởng bởi một số yếu tố như: kế hoạch phát triển nhân sự, trượt giá thị trường, giá thị trường lao động, v.v. Sau khi tính toán xong, quỹ lương và phúc lợi sẽ được chia ra làm nhiều phần để chi tiêu, bao gồm:

● Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm việc thực tế

● Các loại phụ cấp thường xuyên: làm thêm giờ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp thâm niên...

● Phụ cấp ăn trưa, ăn khi tăng ca, các khoản ăn uống khi tổ chức sự kiện

● Các loại tiền thưởng có tính chất thường xuyên: thưởng theo doanh số, thưởng cho nhân viên xuất sắc, thưởng ngày Lễ Tết hoặc các dịp đặc biệt…

phúc lợi ăn uống hiệu quả giúp gia tăng năng suất cho nhân viên Chi tiêu hợp lý cho phúc lợi nhân viên có thể giúp nâng cao năng suất và tinh thần làm việc của cá nhân và tập thể

Nên chi cho phúc lợi nhân viên bao nhiêu?

Câu hỏi này luôn là mối quan tâm hàng đầu của nhiều nhà quản trị doanh nghiệp, việc lựa chọn những hoạt động để xây dựng chế độ phúc lợi cho nhân viên một cách hấp dẫn đã khó, tính toán chi phí để phù hợp còn khó hơn bội phần.

Thực ra không hề có đáp án "đo ni đóng giày" cho câu hỏi này, một số doanh nghiệp còn quy tất cả quỹ lương về tiền lương chính của nhân viên và không có các khoản phúc lợi thêm (trừ các phúc lợi bắt buộc theo Luật Lao Động Việt Nam). Điều này nhìn chung cũng không sai và có phần đơn giản để hạch toán, tuy nhiên có một số điểm cần lưu ý, điển hình:

● Liệu mức lương này có đủ để thu hút và giữ chân nhân viên khi không có phúc lợi?

● Liệu doanh nghiệp có phải tốn thêm chi phí để xoay sở phần phát sinh do mức lương cao của người lao

động (chi phí Bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và thậm chí bù vào phần thuế TNCN mà nhân viên thường thỏa thuận với doanh nghiệp về phần nhận được)?

● Liệu có đủ sự khích lệ để nhân viên phát triển và cống hiến cho công ty khi so sánh với thị trường chung?

Do đó, không thể chỉ chi quỹ lương cho mục tiền lương, mà doanh nghiệp nên phân bổ ngân sách để xây dựng các chế độ phúc lợi hợp lý, vừa đảm bảo tối ưu hóa ngân sách quỹ lương, vừa đảm bảo các chế độ phúc lợi này hiệu quả trong việc gia tăng khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên.

Phúc lợi cũng là một điểm thu hút, thuyết phục người lao động chọn công ty chính là điểm phát triển tiếp theo trong hành trình sự nghiệp của họ.

Phúc lợi nhân viên trong kỷ nguyên số

Bài toán "chuyển đổi số" trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang là vấn đề rất nhiều doanh nghiệp đặt ra, ngay cả việc chi tiêu cho phúc lợi. Càng nhiều phúc lợi sẽ khiến cho nhân viên C&B của doanh nghiệp có nhiều công việc giấy tờ liên quan. Ví dụ như, với các công ty đang có phụ cấp ăn uống, việc tính toán nên chi ngân sách để phục vụ chi phí phúc lợi nhân viên thực sự rất "đau đầu":

● Nếu chi tiền mặt trợ cấp ăn uống cho nhân viên quá mức trần quy định, nhân viên cần đóng thuế thu nhập cá nhân, và doanh nghiệp cũng cần đóng các chi phí bảo hiểm.

● Nếu không chi tiền mặt cho phần phụ cấp ăn uống, doanh nghiệp có thể tìm kiếm một đơn vị chuyên cung cấp suất ăn, nhưng liệu chất lượng món ăn có đảm bảo, và liệu có phù hợp với tất cả mọi nhân viên?

● Tất cả các chi tiêu trên, liệu có cách nào có thể dùng phần mềm để tính toán? Ngoài các hình thức trên, liệu có cách nào để nhân viên chủ động trong việc ăn uống và nhân sự C&B giảm áp lực hành chính vì có nhiều nhân viên sẽ có những khung giờ làm khác nhau, cấp bậc khác nhau,...

● Việc hạch toán chi phí sẽ thế nào về mặt giấy tờ?

Quả là, việc tính toán để lập kế hoạch cho ngân sách chi tiêu đã khó, quy trình thực hiện còn khó hơn. Thực ra, vấn đề chọn một nhà cung cấp cho phúc lợi ăn uống là rất quan trọng, trên thị trường hiện nay, Sodexo là một trong những tập đoàn quốc tế tiên phong trong việc sử dụng công nghệ, kết hợp với hệ thống liên kết đối tác về nhà hàng, ăn uống có chất lượng cao và thương hiệu uy tín; nhằm cung cấp giải pháp phúc lợi ăn uống 4.0 cho doanh nghiệp.

phiếu ăn uống điện tử Sodexo Meal Pass

Sodexo Meal Pass là phiếu ăn uống điện tử đầu tiên tại Việt Nam thanh toán bằng công nghệ quét mã QR - giải pháp Phúc lợi Ăn uống 4.0 dành cho doanh nghiệp.

Đó chính là Phiếu ăn uống điện tử Sodexo Meal Pass giúp doanh nghiệp giải một số bài toán về chi phí phúc lợi cho nhân viên. Đội ngũ tư vấn viên giàu kinh nghiệm của Sodexo luôn sẵn sàng đồng hành và thiết kế giải pháp giá trị về việc chi ngân sách cho phúc lợi, đặc biệt là phúc lợi ăn uống. Các nhà quản trị có thể liên hệ tại đây hoặc hotline: 028 7305 0667.

Việc chuyển đổi số trong hoạt động tổ chức nhân sự đã mang đến giá trị lớn cho nhiều doanh nghiệp hiện nay. Với việc ứng dụng các phần mềm giải pháp nhân sự, việc chấm công, tính lương và quản lý về các phúc lợi của nhân viên đã được thực hiện bằng hệ thống. Nhân viên C&B chỉ cần quản lý và kiểm tra chính xác về các thông tin đầu vào thì hệ thống sẽ giúp tự động hoá trong việc tính toán về tiền lương và phân chia chi phí phúc lợi cho từng nhân viên theo nguyên tắc đã cài đặc trước đó, như là chi thưởng vào dịp đặc biệt, thưởng kết quả kinh doanh, trợ cấp ăn uống khi tăng ca, chi phí công tác,v.v.

Tóm lại, phúc lợi nhân viên cần được tối ưu hoá chi phí, song song đó là việc tìm ra các phương án để đơn giản hoá quy trình bằng công nghệ số. Nếu doanh nghiệp còn chần chừ thay đổi và chỉ dùng ngân sách lương và phúc lợi để trả cho quỹ lương, trong một số trường hợp sẽ có "tác dụng phụ" không mong muốn, giá trị của ngân sách không được phát huy tối đa.